Regulamin konferencji

Ogólnopolska Konferencja Naukowo-Szkoleniowa

Polskiego Towarzystwa Seksuologicznego pt. "Seksuologia współczesna"

Warszawa, 22-24.11.2019

Regulamin

  1. Postanowienia ogólne

1.1 Ogólnopolska Konferencja Naukowo-Szkoleniowa Polskiego Towarzystwa Seksuologicznego pt. "Seksuologia współczesna" odbywa się w dniach 22-24.11.19. w pomieszczeniach dydaktycznych Akademii Wychowania Fizycznego im. Józefa Piłsudskiego w Warszawie.

1.2 Organizatorem Konferencji jest Zarząd Główny Polskiego Towarzystwa Seksuologicznego z siedzibą w Warszawie ul. Marymonckiej 34.

1.3 Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

1.4 Uczestnikami Konferencji są seksuolodzy, psycholodzy, psychoterapeuci, lekarze, pedagodzy, socjologowie, prawnicy i inne osoby zainteresowane tematyką seksuologii, w tym studenci, doktoranci, pracownicy naukowi i członkowie Polskiego Towarzystwa Seksuologicznego.

1.5 W ramach Konferencji odbędą się wykłady oraz sesje plakatowe.

1.6 Konferencję będą poprzedzały warsztaty i wykład szkoleniowy. Zasady udziału zostały określone w odrębnym dokumencie.

1.7 Informacje dotyczące Konferencji są umieszczane na stronie internetowej: pts-seksuologia.pl,  seksuologia.amu.edu.pl oraz na facebooku Podyplomowych Studiów Seksuologia Kliniczna – Opiniowanie, Edukacja, Terapia, adres e-mail do kontaktów: zgloszenia@pts-seksuologia.pl .

  1. Zasady Uczestnictwa i odwołania Uczestnictwa

2.1 Warunkiem udziału w konferencji jest:

2.1.1 Zgłoszenie Uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronach internetowych wymienionych w punkcie 1.7 oraz na facebooku Podyplomowych Studiów Seksuologia Kliniczna – Opiniowanie, Edukacja, Terapia.

2.1.2 Uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora.

2.2 Opłatę za konferencję należy przesłać na konto Organizatora wg tabeli opłat znajdującej się na wymienionych w punkcie 1.7 stronach internetowych.

2.3 Polskie Towarzystwo Seksuologiczne nie jest podmiotem gospodarczym, dlatego nie  wystawia faktur VAT za udział w konferencji. W ramach potwierdzenia wpłat Współorganizator wystawia Rachunek Uproszczony.

2.4 Uczestnikami Konferencji są osoby, które prezentują wystąpienia lub plakaty na dany temat oraz takie, które nie zaprezentują plakatu.

2.5 Uczestnikiem, który przedstawi plakat na dany temat jest osoba, która:

  • uczestniczy w sesji plakatowej z własnym posterem,

  • zgłosiła temat plakatu, wraz z abstraktem, do dnia 01.10.2019 r. za pośrednictwem danych przesłanych w formularzu zgłoszeniowym zamieszczonym na stronach wymienionych w punkcie 1.7,

  • została zakwalifikowana przez Komitet Organizacyjny i Naukowy w wyniku czego została o tym fakcie poinformowana drogą elektroniczną.

  • dokonała opłaty za udział w konferencji do dnia 23.11.2019 r.

2.6 Uczestnikiem, który przedstawi wystąpienie na dany temat jest osoba, która:

  • prezentuje wystąpienie podczas Konferencji,

  • zgłosiła temat wystąpienia, wraz z abstraktem, do dnia 01.10.2019 r. za pośrednictwem danych przesłanych w formularzu zgłoszeniowym zamieszczonym na stronach wymienionych w punkcie 1.7,

  • została zakwalifikowana przez Komitet Organizacyjny i Naukowy w wyniku czego została o tym fakcie poinformowana drogą elektroniczną.

  • dokonała opłaty za udział w konferencji do dnia 23.11.2019 r.

2.7 Uczestnikiem, który nie przedstawi wystąpienia ani plakatu na dany temat jest osoba, która:

  • uczestniczy w wykładach i sesji plakatowej bez własnego plakatu i wystąpienia

  • zgłosiła swoje Uczestnictwo do 23.11.2019 r. za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronach wymienionych w punkcie 1.7 oraz na facebooku Podyplomowych Studiów Seksuologia Kliniczna – Opiniowanie, Edukacja, Terapia,

  • dokonała opłaty za udział w konferencji do dnia 23.11. 2019 r.

2.8 Każdy Uczestnik otrzyma zaświadczenie udziału w Konferencji. Warunkiem otrzymania certyfikatu jest obecność na Konferencji potwierdzona wpłatą.

2.9 Koszt pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.10 Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłat za udział w Konferencji, w terminach określonych przez Organizatora oraz jest członkiem PTS i nie uiścił zaległych składek członkowskich.

2.11 Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń Uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 23.11.2019 r. Uczestnicy zgłaszający udział po tym terminie nie będą mieli możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencji.

2.11 Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej.

2.12 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji Uczestnikowi przysługuje zwrot:

  • Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji wcześniej, niż w 60-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji, Organizator, pod warunkiem otrzymania wpłaty za udział, zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% wartości całości opłaty.

  • Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 60-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji lub później, a zarazem wcześniej niż w 30-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać 50% wartości całości opłaty.

  • W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 30-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji lub później, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

2.13 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

2.14 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od Niego niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Konferencji może odbyć się bezkosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.

  1. Informacje o wystawcach/sponsorach podczas konferencji

3.1. Przestrzeń przeznaczona pod powierzchnie wystawiennicze dla sponsorów jest wyraźnie oddzielona od pomieszczeń, w których będą prowadzone wykłady – znajduje się na wydzielonych piętrach pomieszczeń dydaktycznych AWF w Warszawie.

3.2. Sponsorzy mogą prowadzić działania marketingowe podczas Konferencji, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani, a pomieszczenia wykładowe przeznaczone na te działania są wyraźnie oznaczone.

3.3. Sponsorzy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec Uczestników konferencji, które są nieetyczne lub naruszają normy prawne i obyczajowe.

3.4. Przebywanie Uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.

3.5. Organizator Konferencji nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który kieruje sponsor do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.

  1. Ceny i warunki płatności

4.1 Ceny oraz warunki płatności za Uczestnictwo w Konferencji zamieszczone są na stronach internetowych wymienionych w punkcie 1.7.

4.2 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi, związane z Uczestnictwem w Konferencji. Odpowiedzialność płatnika i zamawiającego wobec Organizatora jest solidarna.

4.3 Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej konferencji, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.

  1. Reklamacje

5.1 Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora.

5.2 Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.

5.3 Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

  1. Postanowienia końcowe

6.1 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

6.2 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.

6.3 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

6.4 Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze stron internetowych wymienionych w punkcie 1.7 oraz poprzez link zamieszczony na facebooku Podyplomowych Studiów Seksuologia Kliniczna – Opiniowanie, Edukacja, Terapia, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

6.6 Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Polskie Towarzystwo Seksuologiczne informuje, iż Klauzula informacyjna jest dostępna na stronie: http://pts-seksuologia.pl/images/pts-rodo.pdf.

6.7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

6.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6.9 Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie.